在现代职场中，生日庆祝不仅限于亲朋好友之间，也逐渐成为一种团队内部交流的方式。员工间通过发送生日短信来表达祝福和关怀，对于提升工作氛围、增强团队凝聚力具有重要作用。然而，当涉及到向同事或上司发送这样的信息时，由于官方与私人的界限，我们需要特别注意内容的专业性和适宜性。

首先，我们要明确“正式”意味着什么。在这里，“正式”指的是内容应符合职场礼仪，不包含过分个人化或轻松幽默的元素，以避免误解和不必要的尴尬。同时，“恰当”则要求我们考虑收件人的职业身份以及你们之间关系的具体情况。

为了确保我们的生日短信既能传达出真挚的情感，又不会让人感觉过于突兀，我们可以从以下几个方面入手：

简洁明了：保持简洁是至关重要的一点，因为你可能并不是这个人的最好朋友，所以不要太多情感寄托。而且，即使是对你来说显得简单的事情，对他可能也是一个意外惊喜。

礼貌语气：使用尊敬的话语，如“尊敬的XX先生/女士”，以展现你的职业素养，并显示对对方地位的一种认可。

专业语言：避免使用非正式或者带有隐喻含义的话语，这样会让人觉得你的态度不够严肃。如果需要用比喻来表达，可以选择一些常见且无争议的事物，比如说“您的每一天都像夏天里最灿烂的一朵花。”

内容相关性：如果可能，试图找到与收件人相关的事物作为开头，比如提到他们最近完成的一个项目或者是一个共同认识的人。你这样做能够增加这封邮件的情感真实性，同时也体现了你对他们工作表现出的关注。

结尾建议：结束时可以留下一个温馨但又公正的话，如：“愿您在新的一年里一切顺利。”这样的结尾既体现了你的祝福，也没有超越职场礼仪范围内。

谨慎选择表情符号：即便是在正式环境下，适当地运用表情符号也能增添一点生活气息，但务必谨慎挑选，不要使用过多或过于夸张的情绪表示，以免给人一种不专业甚至是不稳定的印象。

时间敏感性：尽量提前准备好消息并安排合适发送时间。这有助于保证收到回复，并且在他忙碌的时候给予足够的心理支持，让对方感到被重视和珍惜。

最后，如果还存在疑问，可以参考以下几种典型例子，它们提供了一些实际操作上的指导：

“尊敬的李总，在这个特别的地方，我想为您送上我的最诚挚的手写贺卡。我希望您的每一天都充满快乐与成就。”

“致敬我们的团队领袖陈经理，在他的领导下，我们一起迈出了成功之路。今夜，我想把我心中的美好愿望告诉您。”

“亲爱的大 boss，您今天就是世界上最伟大的！愿您的每个梦想都能在新的一岁里一步步实现。”

总结一下，为同事或上司撰写生日短信并不困难，只要记住它是一种表达职业尊重与个人关心相结合的小小节目，就能很自然地找到合适的话题。此外，要根据实际情况灵活调整，使其更加贴近实际沟通环境，从而达到最佳效果。